Accueil, secrétariat & relation client

Gérer les appels et les visiteurs difficiles

Client mécontent, visiteur pressé, interlocuteur agressif : le poste d'accueil est en première ligne. Cette journée apprend à rester calme, à désamorcer et à conclure sans céder ni s'épuiser, avec des relais clairs vers le reste de l'entreprise.

1 jour 4 à 10 personnes Attestation de formation Éligible au cofinancement de l'État

Objectifs de la formation

  • Repérer les signes de tension et adapter sa communication dès les premières secondes.
  • Désamorcer une réclamation ou une colère au téléphone comme en face à face.
  • Poser un cadre et dire non avec professionnalisme.
  • Savoir quand et comment passer le relais, et se protéger après un échange difficile.

Programme

01
Pourquoi les tensions naissent à l'accueil : attente, incompréhension, sentiment d'injustice.
02
Écoute active, reformulation, vocabulaire apaisant ; ce qui envenime.
03
Trame de traitement d'une réclamation en quatre étapes.
04
Limites, refus, menaces : phrases-clés, procédure interne, alerte de la hiérarchie.
05
Jeux de rôle sur vos cas vécus, débriefing et outils de récupération après l'appel.

Public & prérequis

Personnel d'accueil, standard, secrétariats médicaux et administratifs, services clients. Aucun prérequis. Complémentaire de la formation « Gestion des conflits & agressivité » du pôle Sécurité pour les situations à risque physique.

Méthodes & moyens pédagogiques

Une pédagogie active : apports courts, entraînements filmés, cas tirés de votre quotidien et plan d'action individuel. Formateurs praticiens, issus du management, de la vente ou des ressources humaines.

Cadre réglementaire

Repères utiles pour cette formation

Textes luxembourgeois à connaître pour cette famille. Les références sont indicatives et ne remplacent pas un conseil juridique.

  • Code du travail, art. L.312-1 et s. (obligation générale de sécurité)L'employeur protège aussi la santé psychique : exposition au public, appels difficiles et agressivité à l'accueil relèvent de l'évaluation des risques.
  • Code du travail, art. L.246-2 et s. (harcèlement moral, loi du 29 mars 2023)Prévention et procédure interne, y compris face aux comportements de clients, visiteurs ou fournisseurs envers le personnel d'accueil.
  • Règlement (UE) 2016/679 – RGPD, loi du 1er août 2018 (CNPD)Registres de visiteurs, agendas, courriers et messagerie : minimisation, confidentialité, durée de conservation et droits des personnes.
  • Loi du 24 février 1984 sur le régime des languesFrançais, luxembourgeois et allemand ont un statut légal : repère utile pour l'accueil multilingue et les écrits destinés au public.
  • Loi modifiée du 22 juin 1999 (formation professionnelle continue)Formations d'accueil et de secrétariat éligibles au cofinancement de l'État (15 %, dossier INFPC).
FAQ

Questions fréquentes

La journée traite la désescalade verbale ; les situations à risque physique sont couvertes par nos formations Sûreté & risques humains.

Oui, nous disposons de scénarios spécifiques aux cabinets, cliniques et maisons de soins.

Oui, elle est éligible au cofinancement de la formation professionnelle continue (15 % de l'investissement annuel, 35 % sur certains coûts salariaux), sur dossier déposé à l'INFPC. Nous vous fournissons les pièces nécessaires.

Absolument. La majorité de nos formations se déroulent en intra-entreprise, chez vous, aux dates qui conviennent à votre organisation. Certains modules existent aussi en visioconférence.

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