Accueil, secrétariat & relation client

Gestion administrative et confidentialité : agenda, classement, RGPD

Courriers, contrats, registres de visiteurs, données de clients et de salariés : le secrétariat manipule chaque jour des informations sensibles. Cette journée met en place un classement clair, des circuits fiables et les réflexes RGPD attendus par la CNPD.

1 jour 4 à 12 personnes Attestation de formation Éligible au cofinancement de l'État

Objectifs de la formation

  • Structurer le classement papier et numérique pour retrouver tout document en moins d'une minute.
  • Tenir agendas, registres et courriers avec des circuits de validation simples.
  • Appliquer les règles essentielles du RGPD au quotidien du secrétariat.
  • Réagir correctement à une demande d'accès, une erreur d'envoi ou une perte de document.

Programme

01
Cartographie des documents et des données traités par le secrétariat.
02
Plan de classement, nommage, versions, archivage et durées de conservation.
03
Courrier entrant et sortant, signatures, envois recommandés, messagerie professionnelle.
04
RGPD au poste : minimisation, confidentialité, écran, impressions, registre de visiteurs, sous-traitants.
05
Cas pratiques : demande d'un salarié ou d'un client, incident, audit interne ; check-list de service.

Public & prérequis

Secrétaires, assistant(e)s administratifs, personnel d'accueil chargé de registres, responsables de petites structures. Aucun prérequis.

Méthodes & moyens pédagogiques

Une pédagogie active : apports courts, entraînements filmés, cas tirés de votre quotidien et plan d'action individuel. Formateurs praticiens, issus du management, de la vente ou des ressources humaines.

Cadre réglementaire

Repères utiles pour cette formation

Textes luxembourgeois à connaître pour cette famille. Les références sont indicatives et ne remplacent pas un conseil juridique.

  • Code du travail, art. L.312-1 et s. (obligation générale de sécurité)L'employeur protège aussi la santé psychique : exposition au public, appels difficiles et agressivité à l'accueil relèvent de l'évaluation des risques.
  • Code du travail, art. L.246-2 et s. (harcèlement moral, loi du 29 mars 2023)Prévention et procédure interne, y compris face aux comportements de clients, visiteurs ou fournisseurs envers le personnel d'accueil.
  • Règlement (UE) 2016/679 – RGPD, loi du 1er août 2018 (CNPD)Registres de visiteurs, agendas, courriers et messagerie : minimisation, confidentialité, durée de conservation et droits des personnes.
  • Loi du 24 février 1984 sur le régime des languesFrançais, luxembourgeois et allemand ont un statut légal : repère utile pour l'accueil multilingue et les écrits destinés au public.
  • Loi modifiée du 22 juin 1999 (formation professionnelle continue)Formations d'accueil et de secrétariat éligibles au cofinancement de l'État (15 %, dossier INFPC).
FAQ

Questions fréquentes

Non, elle cible les gestes du secrétariat ; le délégué à la protection des données ou la direction peuvent suivre un module dédié.

Oui : plan de classement, registre de visiteurs conforme, trame de réponse à une demande d'accès.

Oui, elle est éligible au cofinancement de la formation professionnelle continue (15 % de l'investissement annuel, 35 % sur certains coûts salariaux), sur dossier déposé à l'INFPC. Nous vous fournissons les pièces nécessaires.

Absolument. La majorité de nos formations se déroulent en intra-entreprise, chez vous, aux dates qui conviennent à votre organisation. Certains modules existent aussi en visioconférence.

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